In diesem Artikel erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in eCademy eigenständig neue Nutzer anlegen können.
Nach dem Login wechseln Sie links unten in der Seitenleiste über das Schraubenschlüssel-Symbol 
in den Admin-Bereich.
Klicken Sie rechts oben auf den blauen „+ Hinzufügen“-Button.
Sie können auswählen, ob Sie einen neuen Standort, eine neue Standort-Gruppe oder einen neuen Nutzer anlegen möchten.
Klicken Sie auf „Neuer Nutzer“. Nun wählen Sie die Nutzerrolle aus, entweder „Azubi“ oder „Ausbilder/-in“. Sie haben über den Regler zudem die Möglichkeit, dem/der Ausbilder/-in die Organisations-Administratoren-Rolle zuzuweisen.
Achtung: Die Nutzerrolle können Sie nach dem Speichern nicht mehr ändern! Sollten Sie sich vertan haben oder z.B. ein Azubi bei Ihnen nach der Übernahme zum Ausbilder werden, wenden Sie sich bitte an unseren Support unter [email protected].
Beispiel Azubi
Tragen Sie den Vor- und Nachnamen und die Mail-Adresse Ihres Azubis ein. (Der angelegte Nutzer erhält nach dem Speichern automatisch eine Einladungsmail. Die Mail-Adresse muss daher zwingend angelegt sein.)
Sie können den Account auch so einrichten, dass die Einladungsmail erst zu einem späteren Zeitpunkt versandt wird. Wenn Sie „E-Mail später senden“ auswählen, wird Ihnen ein Datumsfeld angezeigt, in welches Sie den gewünschten Tag eintragen können. Der Versand erfolgt gegen 8 Uhr morgens des gewählten Tages.
Im nächsten Schritt wählen Sie den Standort aus, an dem Ihr Azubi arbeitet, und die Standort-Gruppe, der er zugewiesen werden soll. Sie haben hier die Möglichkeit, sowohl einen neuen Standort als auch eine neue Standort-Gruppe anzulegen, sollten diese noch nicht existieren. (Informationen zur Administration von Standorten und Standortgruppen erhalten Sie hier)
Nun tragen Sie den Beruf ein, in dem Ihr Azubi ausgebildet wird, und wählen die Zukunftskompetenzen aus. Sollten die Zukunftskompetenzen für Sie nicht auswählbar sein, sind diese in Ihrem Lizenzpaket nicht inkludiert. Bei Interesse wenden Sie sich an Ihren eCademy-Ansprechpartner oder unseren Support.
Im letzten Schritt erhalten Sie eine Übersicht über alle Einträge. Sollten Sie mehrere Azubis zum selben Beruf, Standort und Standortgruppe anlegen wollen, wählen Sie "Speichern und weiteren Nutzer hinzufügen" aus. Die Werte werden für Ihre nächste Anlage übernommen. Andernfalls wählen Sie einfach „Speichern und schließen“.
In beiden Fällen wird nun eine Einladungsmail an die eingetragene E-Mail-Adresse gesandt, über die der User sich in eCademy einloggen kann.
Sonderfall MLS / E-Mail-Einladung
Nutzen Sie oder Teile Ihres Unternehmens eCademy über MLS, werden keine automatischen Einladungsmails versandt. Da sich die Nutzer im Regelfall über ihren MLS-Account einloggen und darüber auf unsere Inhalte zugreifen, werden meist keine eigenen Zugangsdaten für eCademy benötigt.
Sollten Sie dennoch eine Einladungsmail für Ihre Nutzer benötigen, können Sie diese manuell auslösen: Suchen Sie den entsprechenden Nutzer und wählen Sie über die drei Punkte ganz rechts „Einladungs-E-Mail versenden“ aus. (Für die Ersteinrichtung der MLS-Funktionalität kontaktieren Sie uns bitte über [email protected])
Beispiel Ausbilder/-in
Die Nutzeranlage unterscheidet sich kaum von der eines Azubi-Accounts.
Die Unterschiede:
- Sie haben über den Regler unter dem/der Ausbilder/-in die Möglichkeit, die Organisations-Administratoren-Rolle zuzuweisen
- Sie können Ausbilder/-innen mehrere Standorte zuweisen
- Sie brauchen Ausbilder/-innen keinen Beruf zuzuordnen, weil alle Berufe automatisch freigeschaltet werden
Upload per CSV
Wenn Sie eine größere Anzahl an Azubis anlegen möchten, haben Sie auch die Möglichkeit, dies per csv-Upload zu tun. Hierzu können Sie sich die Vorlage herunterladen, mit allen relevanten Daten befüllen und über den Button „Azubis importieren (CSV)“ wieder hochladen.
Die CSV-Datei sollte wegen der Übernahme von Umlauten in Namen als ‘CSV UTF-8' gespeichert werden.
Achten Sie beim Befüllen der Liste auf Folgendes:
• Vor- und Nachname nicht vertauschen
• Leerzeichen vor, in und nach Mail-Adressen entfernen
• Keine Umlaute oder Sonderzeichen in Mail-Adressen!
• First-Level-Domains (Mail-Endungen) korrekt eintragen
• Korrekte (in eCademy vorhandene) Berufsbezeichnungen (Eine Übersicht unserer Berufe zur Übernahme in die csv-Datei finden Sie hier.)
Wie Sie einzelne Nutzer im Nachgang ändern oder löschen können, erfahren Sie in diesem Hilfecenter-Artikel.